La configuración de los horarios permite a las compañías personalizar al máximo en función de las necesidades y requerimientos que presente.
Con el fin de facilitar la configuración de los tipos de horario, accedemos al módulo de Configuración / Registro Horario / Horarios y a continuación:
Paso 1
Seleccionamos la opción Horarios en la parte superior izquierda de la configuración y a continuación seleccionamos + Crear horario.
Paso 1
Procedemos a seleccionar el tipo de horario:
- Semanal
- Diario
- Desactivado
La diferencia que existe entre el horario semanal y el horario diario consiste en que con la configuración del primero se le asignan los turnos y las jornadas al equipo de trabajo para toda la semana con base a un cómputo de horas semanales, si por alguna razón se requiere la modificación de un turno específico, este se puede realizar sin inconveniente. Por el contrario, el horario diario permite mayor flexibilidad en la asignación de las jornadas durante los días de la semana requeridos.
Acompañando a los tipos de horario diario y semanal existen cinco modalidades de horarios (fijo, flexible, por horas, libre y desactivado) que permiten a las compañías realizar su configuración y posteriormente asignación al usuario/a según las necesidades de los mismos y considerando los requerimientos de flexibilidad y cambios que puedan surgir a lo largo de sus asignaciones.
Modalidad de horario
Fijo
Es la modalidad más restrictiva. Define claramente cuál es el turno que tiene que hacer un usuario/a sin poder fichar fuera de ese horario. La única manera que tiene el/la usuario/a de fichar fuera del horario es expandiendo la jornada con horas extra.
Flexible
Es una modalidad híbrida entre el horario fijo y el horario por horas:
- Permite al administrador/a asignar un horario a el/la usuario/a con flexibilidad en inicios y cierres de turno, pero poniendo incidencias cuando el/la usuario/a no cumple el número de horas establecidas en la jornada.
- Proporciona a el/la usuario/a la información acerca del horario que tiene que cumplir, pero le da la libertad de hacerlo con más flexibilidad que un horario fijo.
- Permite fichar no solo fuera de los márgenes establecidos si no que puede hacerlo completamente fuera de horario.
- Se comporta exactamente igual que un horario por horas (permite hacer las horas definidas dándole libertad al personal sobre cuando iniciar y finalizar los turnos), pero si registra más o menos tiempo del definido en la jornada se añade la incidencia oportuna.
Por horas
Es una modalidad híbrida entre el horario fijo y el horario por horas:
- El horario por horas se usa cuando un responsable quiere que su personal trabaje una cantidad de horas específicas cada día, pero no les pone una hora de inicio o fin, para que las distribuyan como quieran durante el día.
- El horario por horas le permite al usuario/a fichar entrada y salida cuantas veces quiera al día en las horas que quiera, es decir, no tiene unos turnos fijos marcados.
- La jornada tendrá incidencias si la suma de las horas no cumple el mínimo de las horas definidas en la configuración o, si, por el contrario, excede el número de horas. El registro por horas permite hacer horas extra si así lo tiene configurado.
Una modalidad por horas dentro de un tipo de horario diario obliga a el/la usuario/a a hacer las horas especificadas en el día.
Una modalidad por horas dentro de un tipo de horario semanal obliga el/la usuario/a a fichar las horas especificadas en el día o en su defecto, la cantidad de horas restante en la semana.
Libre
Se usa cuando el responsable no quiere ningún tipo de notificación de las horas que hace o deja de hacer el personal.
- El horario libre se configura cuando queremos proporcionar al empleado total libertad a la hora de hacer sus registros. Este tipo de horario no genera incidencias ni notificaciones por incumplimientos, retrasos al responsable. En el horario libre no es posible añadir auto-cierre ni horas extra, no admite configuraciones relacionadas con los márgenes, auto cierres, horas extra.
Una modalidad de horario libre dentro de un tipo de horario diario permite el/la usuario/a fichar hasta 24h en ese día.
Una modalidad horario libre dentro de un tipo de horario semanal permite el/la usuario/a fichar hasta 24h ese día o hasta el máximo de horas restante en las horas semanales definidas.
Desactivado
La modalidad de horario desactivado no permite fichar ni interactuar con el registro horario de ninguna manera.
- Los días con horario desactivado pueden editarse. Los días con horario desactivado pueden editarse para indicar que, aunque estuviese desactivado el personal ha tenido que trabajar. Al editar un registro desactivado este pasa a tener modalidad de horario libre.
Tipos de horario
Semanal
Para la creación de los tipos de horario semanal, se deben tener las siguientes consideraciones según el horario seleccionado:
A continuación, detalle y consideraciones de la Configuración del Horario Semanal:
Es crucial considerar los campos que son obligatorios los cuales deben estar completos para evitar inconvenientes al momento de guardar el nuevo Tipo de horario.
Paso 1
Para este caso tendremos la siguiente configuración teniendo en cuenta 56 horas semanales:
Paso 2
Se asigna la configuración considerando los días de trabajo de lunes a sábado y considerando no superar la cantidad de horas semanales que se determinó. Así mismo se configuró la opción de Autocierre y se habilitó tiempo extra autorizado.
*Cuando el número de horas seleccionadas a lo largo de la semana es superior a lo que se determinó para la semana en su conjunto salta el mensaje de error que obliga a controlar la configuración realizada para realizar los cambios oportunos:
Paso 3
Posterior a la asignación de la configuración en los diferentes campos del tipo de horario, se da guardar a la configuración y se debe generar el siguiente mensaje:
Diario
Para la creación del tipo de horario diario, se deben tener las siguientes consideraciones según el horario seleccionado:
El tipo de horario diario permite al usuario la configuración de diferentes opciones otorgando al mismo flexibilidad en la asignación de las jornadas.
Una de las principales características del horario Diario, es que a medida que se van adicionando, incorporando/ sumando las horas correspondientes en cada jornada, en la parte superior derecha de la pantalla con título Horas semanales, estas se van adicionando y sumando con el fin de tener visibilidad de las horas totales asignadas por la semana.
Desactivado
Este tipo de horario implica la no realización de Registro, por encontrarse inhabilitada la opción, su gestión es la más ágil y sencilla, en relación con cualquier de las otras opciones disponibles:
Este tipo de horario se usa habitualmente en las empresas donde existe la figura del autónomo.
Concepto básicos
Margen de cierre
El margen de cierre sirve para darle un tiempo de cortesía el/la usuario/a para el cierre de su jornada.
Si el/la usuario/a tarda algunos minutos en cerrar su jornada esta no se cierra de manera automática ni se le pone una incidencia por no haber cerrado siempre que tenga configurada o habilitada esta opción
El margen de cierre tiene dos modos de funcionamiento:
- Con autocierre. El margen de cierre dictamina cuando se ejecuta el cron de autocierre.
Ejemplo: tengo que cerrar a las 17:00 hs y tengo 2h extra y 10min de margen de cierre. El autocierre programa para cerrar las 19:10 aunque te hace la hora de cierre a las 19:00.
Cuando se tiene configurado el autocierre y la jornada se cierra a la hora final, se genera una notificación tipo 1 lo cual no genera alertas al responsable, genera alertas al usuario.
- Sin autocierre. El margen de cierre determina cuando se le genera una incidencia por no haber cerrado.
Ejemplo: tengo que cerrar a las 17:00 y tengo 10min de margen de cierre. Si no cierro a las 17:10 se pone la incidencia de NOT_CLOSED
El margen no afecta a escenarios en los que la jornada se cierra antes de tiempo, solo afecta a los minutos posteriores al cierre de jornada.
Autocierre
Cuando seleccionamos la opción Autocierre se permite que al finalizar el horario establecido el registro de horario se cierre de manera automática.
El autocierre es configurable desde la creación de Tipo de horario de manera que al ser asignado al usuario/a esta opción se encuentre activa:
El autocierre tiene en cuenta el margen de cierre pero cierra la jornada una vez transcurridas las horas de trabajo establecidas en jornadas flexibles o bien llegado el fin de la jornada en horarios fijos. Por ejemplo, en horarios fijos, si el autocierre tiene que cerrar a las 19:00 pero tenemos un margen de cierre de 10min, el autocierre no ocurre hasta las 19:10. Cuando el autocierre se ejecuta se pone la hora de cierre a las 19:00., porque se entiende que el empleado olvidó cerrar de manera manual su registro horario.
Si el/la usuario/a cierra la jornada antes del margen de cierre el autocierre no ocurre.
El autocierre es necesario para permitir a la herramienta contabilizar las horas extra.
Horas Extra
El autocierre tiene en cuenta el margen de cierre pero cierra la jornada una vez transcurridas las horas de trabajo establecidas en jornadas flexibles o bien llegado el fin de la jornada en horarios fijos. Por ejemplo, en horarios fijos, si el autocierre tiene que cerrar a las 19:00 pero tenemos un margen de cierre de 10min, el autocierre no ocurre hasta las 19:10. Cuando el autocierre se ejecuta se pone la hora de cierre a las 19:00., porque se entiende que el empleado olvidó cerrar de manera manual su registro horario.
Si el/la usuario/a cierra la jornada antes del margen de cierre el autocierre no ocurre.
El autocierre es necesario para permitir a la herramienta contabilizar las horas extra.
Bolsa de horas
La bolsa de horas funciona como una especie o clase de «monedero virtual» en el cual el/la usuario/a pueden almacenar sus horas extra:
- Al el/la usuario/a le permite registrar acumular/recoger/recabar horas que ha realizado de más y tomarse ausencias justificadas dentro de su jornada laboral que se compensan con las horas que ha realizado previamente.
- Al administrador/a le permite tener un registro de los/las usuarios/as que hacen esta modalidad de auto-compensación sin tener la necesidad de compensar las horas extra económicamente o con días de vacaciones. Esta modalidad de autocompensación cuando quiera solicitarse para llevarse a cabo se solicita como ausencia o vacaciones.
Cuando un usuario realiza horas extra y estas se auto-aprueban como bolsa de horas o un responsable aprueba estas horas, las horas extra que se han hecho pasan a la bolsa de horas.
La bolsa de horas por otro lado es un tipo de ausencia remunerada con un comportamiento especial.
Este tipo de ausencia se crea automáticamente y está disponible para todos los usuarios/as en todas las compañías, viene predefinido.
La ausencia de bolsa de horas se comporta como cualquier otra ausencia (tiene que solicitarse primero y luego debe ser aprobada o rechazada por un usuario con permisos). La diferencia con otro tipo de ausencia es que cuando una ausencia por bolsa de horas es aprobada se reduce la cantidad de horas que hay que realizar el día que se ha solicitado la ausencia, y se reduce también de la bolsa.
- Si la solicitud de ausencia es aprobada con anterioridad al día que se va a trabajar se restarán de la bolsa de horas la cantidad máxima disponible teniendo en cuenta la cantidad de horas que el/la usuario/a tiene que realizar en esa jornada y la cantidad de horas disponibles en la bolsa.
- Si la solicitud de ausencia es aprobada con posterioridad a la jornada se restarán de la bolsa de horas la cantidad solicitada pero no de la jornada.
Cuando la ausencia por bolsa de horas se aprueba se recalculan todas las incidencias de la jornada y se eliminan aquellas que no aplican (por ejemplo, incidencias que indican que el/la usuario/a ha realizado menos horas de las esperadas).
Horas extra autovalidadas
Las horas extra autovalidadas son horas extra que no necesitan del flujo de validación, pues la empresa en su configuración ha decidido configurarlas como autovalidadas de forma directa.
La cantidad de horas que se autovalida no puede ser mayor a la cantidad de horas extra totales.
Estas horas extra pasarían de acuerdo con la configuración a bolsa de horas o a horas remuneradas.
Las horas extra autovalidadas tienen la misma validez que las horas que han sido aprobadas por el responsable.
Remuneradas
Las horas extra remuneradas son las horas de trabajo que un empleado/a realiza fuera de su horario laboral normal y por las cuales recibe un pago adicional.
Este pago sigue las leyes laborales o acuerdos de contrato según la empresa y políticas de la misma.
Las horas extra para que sean remuneradas, debe aplicarse en la configuración al momento de la creación del horario y asignación del mismo al/el empleado/a.
Pausas
Actualmente existen dos tipos de pausas las cuales son configurables desde el Tipo de horario creado según las necesidades de la compañía.
Solo se pueden habilitar pausas a la modalidad de horario fijo
Las pausas que se encuentran habilitadas son:
- Pausa Remunerada
- Pausa No remunerada
Existe la opción de asignar el tiempo de la pausa que se desee se llevar a cabo con el fin de que la misma tenga el control requerido, así mismo, en todos los tipos de informes, las pausas generadas se encuentran registradas.
El concepto de pausa se habilita en el momento de creación del Tipo de Horario, sin embargo, únicamente funcionan en el Tipo de horario Diario para la modalidad de horario fijo. No se encuentra habilitado para las demás modalidades de horario debido a que así se encuentra definido el funcionamiento de la plataforma:
Al seleccionar la opción «Habilitar pausa», se debe asignar el tiempo requerido de la pausa, de igual manera, se debe seleccionar si la misma será remunerada o no.
Una pausa no es considerada como un cierre de jornada por lo tanto la misma debe activarse al finalizarse.
Es importante tener en cuenta que una pausa remunerada se cuenta como parte del tiempo de la jornada en la cual fue aplicada.
Registro fuera de turno
El registro fuera de turno sirve para que el personal pueda fichar en días de vacaciones, festivos o días con ausencias remuneradas que sumen el día completo.
Cuando se hace un registro fuera de turno se siguen aplicando las restricciones de horario, por ejemplo, el/la usuario/a con una modalidad de horario fijo solo podrá fichar en el horario especificado por los turnos del horario.
Todas las horas realizadas los días que se ficha fuera de turno cuentan cómo horas extra pendientes de validar.
Registro fuera de turno
La geolocalización sirve para que los/as usuarios/as al fichar manden su dirección GPS al servidor.
Cuando los/as usuarios/as utilizan la aplicación desde su dispositivo móvil este usa las coordenadas GPS de su dispositivo para notificar al servidor la ubicación de el/la usuario/a.
Si un usuario/a inicia sesión utilizando el navegador web de un ordenador o un dispositivo sin GPS se utiliza la dirección IP del dispositivo para determinar una posición aproximada.
La geolocalización por IP es extremadamente imprecisa. Si un administrador(a) quiere saber con precisión dónde se encuentran su personal al fichar lo recomendable es usar un dispositivo móvil con GPS.
Si una jornada requiere fichaje con geolocalización retorna y el/la usuario/a no tiene permisos para proporcionar esta información. y la ubicación no se proporciona, se permite hacer fichaje, pero se genera una incidencia.
